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Archive for 19 mayo 2012

Aunque el título suena al pasado, ya que la incorporación de la informática a la oficina ya ha sucedido hace bastantes años, la verdadera revolución (al estilo de la revolución industrial) aún no se ha producido. Esta revolución supondrá en los próximos años un cambio en la medición y rentabilidad del trabajo de oficina como ya sucedió en la revolución industrial al incorporar maquinaria a las fábricas.

Actualmente en muy pocas empresas se tienen unos parámetros claros de la rentabilidad del trabajo de oficina pero la actual crisis y un entorno cada vez más competitivo hará que ni las grandes empresas se puedan permitir tener a cientos de empleados no sujetos a parámetros de rentabilidad y aportación de valor para la compañía.

Todo esto nos llevará, como comenta Tom Peters en su libro “50 claves para hacer de usted una marca” a una reducción sustancial de los puestos de trabajo de oficina como lo conocemos actualmente y a que cada persona tenga que defender su aportación de valor para su puesto/contrato actual o el que quiere conseguir en base a sus méritos o marca personal. Parte de las herramientas de esta marca personal es darnos a conocer más allá de nuestro círculos próximo mediante las redes sociales o nuestro blog, pero esto será objeto de otro artículo.

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Este fin de semana he leído el libro “The Lean Startup” de Eric Ries, gracias al consejo de mi amigo @crinog, y me ha parecido muy interesante. Además de compartir casi todas las teorías que allí se explican, ya estamos aplicando muchos de los conceptos en comefruta desde hace unos meses. Tras mis experiencias con distintos modelos de desarrollo de producto, en Telefónica DataCorp y Teléfonica de España anteriormente, y actualmente en comefruta, creo que en un mundo que cambia rápidadmente el proceso de innovación y desarrollo necesita de un proceso basado en la experiencia real y muy dinámico como el que propone Eric Ries.

El sistema es de aplicación tanto para startups como grandes multinacionales y básicamente consiste en arrancar la idea cuanto antes, con lo que llama MVP (Minimum Viable Product) o lo que es lo mismo un test de concepto lo más real posible de nuestra idea. Con este producto iniciamos el test, si es posible venta con clientes reales, y empezamos el ciclo de construir-medir-aprender, al que someteremos cualquier variación que hagamos sobre el producto. Es importante lo que llama “validated learning” que es aprender de las experiencias o pruebas reales para ello hay que establecer bien qué queremos probar y cómo lo vamos a medir. Internet nos ofrece multitud de sistemas para hacer pruebas comparativas, mediciones, encuestas, … con un alcance todo lo amplio que queramos y presupuesto reducido.

Con este sistema reducimos el tiempo de desarrollo y costes y podemos probar mayor número de ideas. Pero lo que es más importante, contrastamos desde el inicio lo que realmente aporta valor al cliente y no lo que dice nuestra intuición o estudios de mercado que muchas veces no se corresponden con la realidad, especialmente cuando hablamos de productos o servicios nuevos.

Y para el que no tenga tiempo de leerlo un powerpoint para ver el concepto en 5 minutos.

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Si no tienes tiempo para organizar todos tus emails por temas y carpetas o de mantener al día toda la información que te llega por los distintos medios electrónicos y físicos, y olvidas contestar o leer algún correo por haberlo dejado para más tarde, este consejo te puede ser útil.

Si lees el correo desde un dispositivo móvil (iphone, blackberry o similar) y también desde un ordenador te puede ser especialmente útil ya que muchas veces dejamos para después correos que leemos desde el móvil y son largos de contestar o tienen anexos que no podemos ver bien y luego se nos pasa revisarlos al quedar ya sobrepasados por otro montón de correos que nos han llegado más tarde.

El sistema consiste en tener sólo 3 carpetas en las que clasificas todo lo que te llegue que requiera alguna acción o lectura posterior y opcionalmente otra para archivar todo lo realizado. Lo meramente informativo o que puedes responder sobre la marcha directamente quedaría en la carpeta de entrada o eliminado. Los temas urgentes se pasarían a la carpeta DIA, los que pueden esperar dentro de la semana pasarían a la carpeta SEMANA y los que podemos dejar para cuando tengamos tiempo pasarían a AÑO.

El proceso sería:

1.- Crea en todos los sistemas de correo que uses (webmail, local, móvil, …) 3 carpetas con nombres DIA, SEMANA y AÑO. Y si quieres una de ARCHIVO.

2.- Cada vez que leas un email que requiera acción posterior pásalo a una de las tres carpetas, tanto si lees el correo en el móvil u ordenador. Si la acción has de hacerla hoy pasaría a la carpeta DIA, si puede ser a lo largo de la semana a la carpeta SEMANA y si no es urgente a AÑO.

3.- Fija una hora del día para revisar la carpeta DIA y contestar todo lo pendiente o hazlo cada vez que tengas un rato libre. Cada mensaje contestado se elimin

a de la carpeta DIA y vuelve a la carpeta de entrada o pasa a la de ARCHIVO. Revisa al final del día que no queda nada en la carpeta que no puede esperar al día siguiente.

4.- Fija un día de la semana para revisar todo lo pendiente en SEMANA o hazlo cuando tengamos un rato libre. Todo lo que se contesta se elimina de la carpeta SEMANA y vuelve a la carpeta de entrada o pasa a la de ARCHIVO. Revisa al final de la semana que no queda nada en la carpeta que no puede esperar a la semana siguiente.

5.- Cuando tengas un rato libre puedes revisar la carpeta AÑO para hacer lo que tienes allí pendiente y una vez hecho eliminarlo o pasarlo a ARCHIVO.

Al tener estas carpetas en todos nuestros dispositivos sincronizadas podremos contestar o ver los documentos desde dónde nos resulte más cómodo sin riesgo a dejar cosas sin hacer por olvido.

El mismo procedimiento puede ser de aplicación para las páginas web u otros documentos electrónicos que podemos clasificar en carpetas en el escritorio del pc o incluso sincronizadas en dropbox o similar. También puedes usarlo para cartas o papeles con carpetas físicas.

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